KI-gestützte E-Mail-Automatisierung
Aus E-Mails werden klare nächste Schritte.
MailGPT verbindet bestehende Postfächer mit Bestell-, Versand- und Wissensdaten. So entstehen prüfbare Antwortentwürfe und kontrollierte Abläufe für Kundenservice, Auftragsbearbeitung und Lieferantenkommunikation.
Eine E-Mail startet oft mehr als eine Antwort
Kundenfragen, PDF-Bestellungen und Lieferanteninformationen treffen im Postfach ein. Die passenden Daten liegen jedoch häufig in Shop, Versand, Wissen und vergangenen Vorgängen.
KUNDENSERVICE
Kundenservice mit Bestell-, Tracking- und Wissenskontext
MailGPT fasst Anliegen zusammen, ergänzt Bestell- und Versandinformationen und findet passende Wissenseinträge oder ähnliche Fälle für einen editierbaren Antwortentwurf.
AUFTRAG & EINKAUF
Auftrags- und Lieferantenprozesse aus E-Mail und PDF
PDF-Bestellungen und Lieferinformationen werden strukturiert vorbereitet, sichtbar geprüft und erst nach bewusster Freigabe in den vereinbarten Prozess übergeben.
Ein gemeinsamer, kontrollierter Prozess
Beide Wege laufen in einer Arbeitsoberfläche zusammen: MailGPT bereitet vor, Mitarbeitende prüfen Kontext, Entwurf und Aktion.
- 01EINGANG
E-Mail
Bestehende Postfächer bleiben der Eingang für Kunden-, Auftrags- und Lieferantenkommunikation.
- 02EINORDNEN
Anliegen erkennen
Zusammenfassung, Kategorien und relevante Angaben schaffen eine klare erste Einordnung.
- 03KONTEXT
Geschäftsdaten und Wissen ergänzen
Bestell-, Tracking- und Wissensdaten sowie ähnliche Fälle können am Vorgang verfügbar werden.
- 04VORBEREITEN
Antwort oder Aktion vorbereiten
MailGPT erstellt einen editierbaren Entwurf oder eine strukturierte Vorschau für den nächsten Schritt.
- 05FREIGABE
Mensch prüft und gibt frei
Versand und kritische Schreibvorgänge erfolgen erst nach Vorschau, Validierung und bewusster Freigabe.
Die E-Mail wird zum Arbeitsvorgang
MailGPT bündelt die Informationen, die für eine fundierte Bearbeitung gebraucht werden, statt nur einen Text zu formulieren.
VERSTEHEN
Zusammenfassen und kategorisieren
Anliegen, Bestellnummern und passende Kategorien können strukturiert aufbereitet werden.
KONTEXT
Bestellung, Tracking und Wissen
Konfigurierbare Quellen liefern relevante Geschäfts- und Versanddaten direkt zum Vorgang.
ANTWORTEN
Prüfbare Antwortentwürfe
Antworten bleiben editierbar und werden auf Basis der verfügbaren Informationen vorbereitet.
WIEDERVERWENDEN
Ähnliche Fälle finden
Semantische Suche macht vergleichbare Bearbeitungen und vorhandenes Wissen wieder auffindbar.
ORGANISIEREN
Postfächer und Rollen steuern
Postfächer, Verantwortlichkeiten und Zugriffe können an Teams und Prozesse angepasst werden.
ERWEITERN
Quellen und Fachmodule ergänzen
Bestell- und Trackingquellen sowie weitere Fachprozesse werden passend zur Systemlandschaft konfiguriert.
Zwei Fachmodule für Shopware 6
Die Standarddemo zeigt beide Module. Ob sie Teil eines Projekts werden, hängt von eurem Prozess und dem vereinbarten Umfang ab.
PDF-BESTELLUNGEN
Vom PDF-Anhang zur prüfbaren Shopbestellung
MailGPT liest Bestellinformationen aus E-Mail und PDF, zeigt Adressen und Positionen zur Prüfung und übergibt erst nach Validierung an einen angebundenen Shopware-6-Shop.
LIEFERTERMINE
Lieferinformationen als kontrollierte Shopware-Vorschau
Artikel und Lieferangaben aus Lieferanten-E-Mails oder PDFs werden vorbereitet. Mitarbeitende prüfen die Vorschau und geben ausgewählte, erneut validierte Änderungen frei.
KI mit sichtbarer Kontrolle
MailGPT unterstützt bei der Vorbereitung. Es ersetzt keine fachliche Prüfung und versendet im Standardprozess keine ungeprüften Antworten.
VOR VERSAND
Antworten bleiben bearbeitbar
Mitarbeitende prüfen Empfänger, Inhalt und Zusagen vor dem Versand und können den Entwurf jederzeit anpassen.
VOR ÄNDERUNGEN
Vorschau, Validierung und Freigabe
Kritische Schreibvorgänge werden erst nach einer verständlichen Vorschau, fachlichen Validierung und bewusster Freigabe ausgeführt.
Passt zu eurer Systemlandschaft
MailGPT ist systemoffen angelegt und hat einen Shopware-Schwerpunkt. Die konkret verfügbaren Connectoren und KI-Provider hängen von der Projektkonfiguration ab.
POSTFACH & DATEN
Microsoft 365 und Exchange, IMAP, Shopware 6
Bestehende E-Mail-Konten sowie Bestell- und Trackingquellen können passend zum fachlichen Ablauf eingebunden werden.
KI-BETRIEB
Cloud, Frankfurt oder lokal
Je nach Anforderungen kann MailGPT mit etablierten Cloud-KI-Diensten, über Google Cloud in Frankfurt oder mit lokal betriebenen KI-Modellen arbeiten. Im Detail kann die Frankfurt-Variante einen regional konfigurierten Vertex-AI-Endpoint in europe-west3 nutzen.
Der Betrieb der MailGPT-Anwendung – Hostingort, Verantwortlichkeiten, Updates, Monitoring und Support – wird getrennt vom KI-Modellbetrieb projektindividuell vereinbart.
Projektumfang aus dem konkreten Prozess
MailGPT wird nicht als starres Paket kalkuliert. In der Demo und Prozessklärung wird sichtbar, welche Bausteine für euren Ablauf relevant sind.
POSTFÄCHER
Anzahl und Art der Postfächer
Welche Teams, Konten und Kommunikationswege gehören in den gemeinsamen Ablauf?
DATENQUELLEN
Bestell-, Tracking- und Wissensquellen
Welche Systeme liefern Kontext und welche Daten bleiben in welchem System verantwortlich?
MODULE & BETRIEB
Fachmodule, Rollen und Betriebsmodell
Gewählte Module, Rechte, KI-Betrieb sowie Einführung und Betreuung bestimmen den konkreten Umfang.
Zeig uns euren E-Mail-Prozess. Wir zeigen in der MailGPT-Demo, welche Schritte sich kontrolliert vorbereiten lassen.
MailGPT-Demo anfragenHäufige Fragen
Antworten zu Postfächern, Freigaben, Shopware-Modulen und dem projektindividuellen KI- sowie Anwendungsbetrieb.
Nein. MailGPT bindet bestehende Postfächer an und ergänzt den E-Mail-Prozess um Analyse, Kontext, Suche und vorbereitete nächste Schritte.
Im Standardprozess erstellt MailGPT einen bearbeitbaren Antwortentwurf. Ein Mensch prüft und gibt den Versand bewusst frei.
MailGPT fragt konfigurierte Bestell- und Trackingquellen ab. Welche Daten verfügbar sind, hängt von den angebundenen Systemen und der Projektkonfiguration ab.
Ja. Kategorien, Antwortvorgaben und Wissensinhalte können an eure Prozesse angepasst und bei der Bearbeitung als Kontext genutzt werden.
Ja. Die semantische Suche kann inhaltlich ähnliche Nachrichten finden, auch wenn sie nicht dieselben Wörter enthalten.
Die Fachmodule lesen Daten aus E-Mail und PDF, zeigen sie zur Prüfung an und übergeben erst nach Validierung und bewusster Freigabe an Shopware 6. Beide Module sind konfigurierbar und nicht automatisch Teil jedes Projektumfangs.
Ja. Postfächer, Zugriffe und Verantwortlichkeiten können passend zu Teams und Rollen eingerichtet werden.
Je nach Anforderungen kann MailGPT mit etablierten Cloud-KI-Diensten, über Google Cloud in Frankfurt oder mit lokal betriebenen KI-Modellen arbeiten. Der KI-Modellbetrieb ist dabei getrennt vom Betrieb der MailGPT-Anwendung, der mit Hosting, Verantwortlichkeiten, Updates, Monitoring und Support projektindividuell vereinbart wird.