KI im Handel · E-Mail-Automatisierung
MailGPT sortiert vor. Dein Team entscheidet.
Montagmorgen im Innendienst: Das Postfach ist voll. Dazwischen eine Bestellung als PDF, neue Liefertermine vom Lieferanten und ein Stammkunde, der wissen will, wo seine Palette bleibt. MailGPT liest mit, holt Bestell-, Versand- und Wissensdaten dazu und legt dir einen Entwurf zum Prüfen vor. Rausgeht nur, was du freigibst.
Kommt dir das bekannt vor?
Drei Situationen, die den Tag im Innendienst bestimmen. Nicht weil jemand langsam ist – sondern weil die Informationen über Postfach, Shop, Spedition und Wissensablage verteilt sind.
MONTAG, 7:52 UHR
Das Postfach ist voll – dazwischen echte Aufträge
Eine PDF-Bestellung vom Fachhändler, neue Liefertermine vom Lieferanten und ein Stammkunde, der nach seiner Palette fragt. Alles landet im selben Postfach – und jede Mail braucht einen anderen Blick.
MITTWOCH, 15:10 UHR
Der Kunde wartet, du suchst
Bestellnummer, Sendungsstatus, letzte Antwort: Die Infos liegen in Shop, Speditionsportal und im Kopf der Kollegin. Bis die Antwort steht, ist das Telefon schon zweimal weitergeklingelt.
FREITAG, 16:40 UHR
Die Bestellung wird abgetippt
Positionen, Mengen, Lieferadresse – aus dem PDF in den Shop. Jede Zeile ein möglicher Dreher, und niemand hat Zeit, sie hinterher noch einmal in Ruhe zu prüfen.
Vorbereiten statt wegarbeiten
Weniger Such- und Tipparbeit beginnt nicht mit irgendeinem neuen Tool. MailGPT erkennt das Anliegen, holt Bestellung, Sendung und vorhandenes Wissen dazu und bereitet einen Entwurf vor, den dein Team prüfen und anpassen kann.
Dein Team prüft, korrigiert und gibt frei. Aus Suchen und Tippen wird Prüfen und Entscheiden – damit mehr Zeit für Kunden, Sortiment und die Arbeit bleibt, für die dein Team da ist.
Mehr Zeit für Kunden, weniger Postfach-Pingpong.
Eine Bestellung als PDF, eine Rückfrage zur Sendung, eine neue Lieferzusage: Im Handelsalltag bleibt kaum Luft, sich durch jede Mail zu wühlen. MailGPT sortiert vor und stellt verfügbare Bestell- und Versandinfos dazu. Dein Team prüft und entscheidet, bevor die Antwort rausgeht oder der Auftrag weiterbearbeitet wird.
- 01MAIL KOMMT REIN
Kundenanfrage, PDF-Auftrag oder Lieferanten-Mail
Dein gewohntes Postfach bleibt der Startpunkt – für Rückfragen, Bestellungen und Lieferinfos.
- 02EINORDNEN
Worum geht’s – und um welchen Auftrag?
MailGPT fasst die Nachricht zusammen und bereitet Bestellnummer, Anliegen und Kategorie vor.
- 03DATEN DAZU
Bestellung und Sendungsstand dazuholen
Verfügbare Bestell-, Versand- und Wissensdaten stehen bei der Mail. Ähnliche Fälle helfen beim Einordnen.
- 04VORBEREITEN
Antwort oder Bestellvorschau liegt bereit
Ein editierbarer Entwurf für den Kunden oder eine Vorschau für den PDF-Auftrag beziehungsweise die Lieferänderung.
- 05DEIN OK
Du prüfst. Dann geht’s weiter.
Erst nach fachlicher Prüfung und Freigabe wird versendet oder eine Änderung in Shopware übernommen.
Was passiert, wenn die Mail nicht eindeutig ist
Ein verlässlicher Ablauf braucht sichtbare Unsicherheit. MailGPT darf fehlende oder widersprüchliche Angaben nicht still ergänzen, sondern muss sie deinem Team zur Prüfung zeigen.
BESTELLNUMMER FEHLT
Keine sichere Zuordnung
MailGPT zeigt die fehlende Angabe und legt mögliche Vorgänge nur als Auswahl vor. Dein Team entscheidet, welcher Auftrag gemeint ist.
TERMINE WIDERSPRECHEN SICH
Abweichung bleibt sichtbar
Ein neuer Liefertermin überschreibt keinen vorhandenen Stand unbemerkt. Beide Angaben stehen zur Prüfung nebeneinander.
ARTIKEL IST UNBEKANNT
Kein erfundener Treffer
Wenn Artikelnummer oder Bezeichnung nicht sicher passen, bleibt die Position offen und wird nicht als fertige Bestellung übergeben.
ZUSAGE IST UNKLAR
Der Mensch entscheidet
Preis, Liefertermin oder Kulanz werden nicht aus ähnlichen Fällen übernommen, wenn die fachliche Freigabe fehlt.
Zwei Fachmodule für Shopware 6
Beide Module sind in der Standarddemo zu sehen. Ob sie Teil deines Projekts werden, entscheidet dein Ablauf – nicht der Prospekt.
PDF-BESTELLUNGEN
Vom PDF-Anhang zur prüfbaren Shopbestellung
MailGPT liest Bestellinformationen aus E-Mail und PDF, zeigt Adressen und Positionen zur Prüfung und übergibt erst nach Validierung an einen angebundenen Shopware-6-Shop.
LIEFERTERMINE
Lieferinformationen als kontrollierte Shopware-Vorschau
Artikel und Lieferangaben aus Lieferanten-E-Mails oder PDFs werden vorbereitet. Mitarbeitende prüfen die Vorschau und geben ausgewählte, erneut validierte Änderungen frei.
PDF-Bestellung → Auftrag
Von der Mail bis Shopware- E-Mail mit PDF
- Positionen & Adresse
- Abgleich & Prüfung
- Freigabe
- Shopware 6 Auftrag
Der Auftrag entsteht erst, wenn der Vorgang validiert und freigegeben ist.
Lieferinformation → Shop-Update
Vom Lieferanten bis Shopware- Lieferanten-Mail oder PDF
- Artikel & Termine
- Vorschau
- Auswahl freigeben
- Shopware 6
Nur ausgewählte, erneut geprüfte Änderungen werden übernommen.
KI mit sichtbarer Kontrolle
MailGPT unterstützt bei der Vorbereitung. Es ersetzt keine fachliche Prüfung und versendet im Standardprozess keine ungeprüften Antworten.
Kein Autopilot. Ein zweites Paar Augen, das schon mitgelesen hat.
VOR VERSAND
Antworten bleiben bearbeitbar
Du prüfst Empfänger, Inhalt und Zusagen, bevor etwas rausgeht – und kannst den Entwurf jederzeit anpassen.
VOR ÄNDERUNGEN
Vorschau, Validierung und Freigabe
Kritische Schreibvorgänge laufen erst nach einer verständlichen Vorschau, fachlicher Validierung und bewusster Freigabe.
Passt zu deiner Systemlandschaft
MailGPT ist systemoffen angelegt und hat einen Shopware-Schwerpunkt. Die konkret verfügbaren Connectoren und KI-Provider hängen von der Projektkonfiguration ab.
POSTFACH & DATEN
Microsoft 365 und Exchange, IMAP, Shopware 6
Bestehende E-Mail-Konten sowie Bestell- und Trackingquellen werden passend zum fachlichen Ablauf eingebunden.
DATENSCHUTZ & DSGVO
Cloud, Deutschland oder bei dir vor Ort
Du hast klare Regeln für Datenschutz und DSGVO? Gemeinsam klären wir, welche Variante dazu passt: Cloud, Datenverarbeitung in Deutschland oder direkt bei dir vor Ort. Was dafür nötig ist, besprechen wir mit dir und deinem Team.
Der Betrieb der MailGPT-Anwendung – Hostingort, Verantwortlichkeiten, Updates, Monitoring und Support – wird getrennt vom KI-Modellbetrieb projektindividuell vereinbart.
Die Demo zeigt einen definierten Ablauf mit Beispieldaten. Umfang und Einrichtung für ein Projekt werden individuell geklärt. Einordnung und weitere Anwendungen stehen unter KI im Handel.
Projektumfang aus dem konkreten Prozess
MailGPT wird nicht als starres Paket kalkuliert. In der Demo und Prozessklärung wird sichtbar, welche Bausteine für deinen Ablauf relevant sind.
POSTFÄCHER
Anzahl und Art der Postfächer
Welche Teams, Konten und Kommunikationswege gehören in den gemeinsamen Ablauf?
DATENQUELLEN
Bestell-, Tracking- und Wissensquellen
Welche Systeme liefern Kontext und welche Daten bleiben in welchem System verantwortlich?
MODULE & BETRIEB
Fachmodule, Rollen und Betriebsmodell
Gewählte Module, Rechte, KI-Betrieb sowie Einführung und Betreuung bestimmen den konkreten Umfang.
Zeig uns deinen E-Mail-Prozess. Wir zeigen in der MailGPT-Demo, welche Schritte sich kontrolliert vorbereiten lassen.
MailGPT-Demo anfragenHäufige Fragen
Antworten zu Postfächern, Freigaben, Shopware-Modulen und dem projektindividuellen KI- sowie Anwendungsbetrieb.
Ja. MailGPT ist produktiv im Einsatz – mit menschlicher Freigabe vor jedem Versand und jeder Shopware-Änderung. In einem dokumentierten A/B-Test lag die Zeitersparnis bei mindestens 25 %. Das ist keine pauschale Prognose für jedes Postfach: Mailvolumen, Datenlage und Prüfweg beeinflussen das Ergebnis. Welche Bausteine in deinem Projekt produktiv gehen, wird vor der Umsetzung fachlich geprüft und vereinbart.
Der Weg bleibt vertraut: Die Mail kommt ins gewohnte Postfach, dein Team prüft und entscheidet. MailGPT kann das Zusammensuchen von Bestellnummer, Sendungsstatus und passendem Wissenseintrag sowie das Übertragen von PDF-Positionen abnehmen. Es legt einen Entwurf oder eine Vorschau vor, dein Team korrigiert und gibt frei. Wie stark das entlastet, hängt von Mailvolumen, Datenquellen und Abläufen ab – deshalb sehen wir uns das vor dem Projekt gemeinsam an.
Nein. MailGPT bindet bestehende Postfächer an und ergänzt den E-Mail-Prozess um Analyse, Kontext, Suche und vorbereitete nächste Schritte.
Im Standardprozess erstellt MailGPT einen bearbeitbaren Antwortentwurf. Ein Mensch prüft und gibt den Versand bewusst frei.
MailGPT fragt konfigurierte Bestell- und Trackingquellen ab. Welche Daten verfügbar sind, hängt von den angebundenen Systemen und der Projektkonfiguration ab.
Ja. Kategorien, Antwortvorgaben und Wissensinhalte können an deine Prozesse angepasst und bei der Bearbeitung als Kontext genutzt werden.
Ja. Die semantische Suche kann inhaltlich ähnliche Nachrichten finden, auch wenn sie nicht dieselben Wörter enthalten.
Die Fachmodule lesen Daten aus E-Mail und PDF, zeigen sie zur Prüfung an und übergeben erst nach Validierung und bewusster Freigabe an Shopware 6. Beide Module sind konfigurierbar und nicht automatisch Teil jedes Projektumfangs.
Ja. Postfächer, Zugriffe und Verantwortlichkeiten können passend zu Teams und Rollen eingerichtet werden.
Je nach Anforderungen kann MailGPT mit etablierten Cloud-KI-Diensten, über Google Cloud in Frankfurt oder mit lokal betriebenen KI-Modellen arbeiten. Der KI-Modellbetrieb ist dabei getrennt vom Betrieb der MailGPT-Anwendung, der mit Hosting, Verantwortlichkeiten, Updates, Monitoring und Support projektindividuell vereinbart wird.