Organisation im Bestellprozess
Rollen, Budgets & Freigaben im B2B-Shop.
Ein B2B-Bestellprozess ist mehr als ein Warenkorb: Rollen, Organisationseinheiten, Budgets und Freigaberegeln entscheiden, wer was unter welchen Bedingungen bestellen darf. Wir bilden diesen Ablauf durchgängig ab – von der Anmeldung bis zur ERP-Übergabe.
Ein Ablauf, durchgängig
Alle Varianten – Rollen, Budgets, Punkte, Kontingente – sind Ausprägungen desselben Ablaufs. Das hält die Plattform wartbar und den Prozess verständlich.
- 01ANMELDUNG
Benutzer & Rolle erkennen
Login über Shopware, SSO oder verwaltete Accounts. Zugehörigkeit zu Gesellschaft, Standort oder Partnerklasse ist sofort verfügbar.
- 02SORTIMENT
Relevante Produkte zeigen
Kategorien, Produkte und Dokumente erscheinen abhängig von Rolle und Berechtigung.
- 03BUDGET
Rahmen prüfen
Verfügbare Budgets, Punkte oder Kontingente werden angezeigt und bei jeder Warenkorbänderung geprüft.
- 04CHECKOUT
Kostenstellen erfassen
Kostenstellen, Bestellnummern und Lieferadressen werden erfasst und korrekt zugeordnet.
- 05FREIGABE
Regeln anwenden
Je nach Warenwert, Produktgruppe oder Rolle startet ein Freigabeprozess – oder die Bestellung läuft direkt durch.
- 06ÜBERGABE
ERP & Reporting
Die Bestellung geht strukturiert ins ERP; Auswertungen stehen für Betrieb und Abrechnung bereit.
Die Bausteine des Regelwerks
Diese Bausteine kombinieren wir je nach Organisation – nicht jeder braucht alle.
ORGANISATION
Rollen & Organisationseinheiten
Gesellschaften, Niederlassungen, Standorte und Abteilungen bestimmen Sortimente, Adressen und Rechte.
ZUGRIFF
Produktberechtigungen
Bezugsberechtigungen und Berechtigungsgruppen steuern, welche Produkte sichtbar und bestellbar sind.
STATUS
Partnerklassen
Bronze, Silber, Gold: Partnerstatus beeinflusst Verfügbarkeit und Konditionen – ableitbar aus vorhandenen Daten.
RAHMEN
Budgets
Pro Benutzer, Gruppe, Sortiment oder Zeitraum – mit quartalsweisem Reset und Anzeige im Portal.
WÄHRUNG
Punkte
Punktestände aus Provisionen oder Drittsystemen; Einlösung mit Prüfung und Transaktionsprotokoll.
GRENZEN
Kontingente
Bestellmengen pro Benutzer, Standort, Produkt oder Zeitraum – inklusive Mindestmengen und Mengenschritten.
VERRECHNUNG
Kostenstellen
Fest am Benutzer hinterlegt oder aus einer erlaubten Auswahl – übergeben an Bestellung, Rechnung und ERP.
KONTROLLE
Freigaberegeln
Nach Warenwert, Produktgruppe oder Bestellart; Poweruser können ausgenommen werden.
Was passiert, wenn etwas nicht passt
Ein Regelwerk zeigt seinen Wert in den Ausnahmefällen. Diese Situationen planen wir von Anfang an ein.
Zu wenig Budget
Der Warenkorb zeigt den verfügbaren Betrag; überschreitet die Bestellung das Budget, wird sie nicht angenommen oder an einen Freigeber weitergeleitet – je nach Regelwerk.
Abgelehnte Bestellung
Der Besteller erhält eine Rückmeldung, reservierte Punkte oder Budgets werden wieder freigegeben. Der Vorgang bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
Abgelaufener Account
Konten können nach einem definierten Zeitraum deaktiviert und erst nach erneuter Bestätigung wieder freigeschaltet werden – so behalten nur aktuelle Berechtigte Zugriff.
Mehrere Standorte
Benutzer können mehreren Standorten oder einer gemeinsamen Partnernummer zugeordnet sein; Sortimente, Budgets und Reports werden entsprechend getrennt geführt.
Stellvertretende Bestellung
Führungskräfte oder Verwalter können – falls vorgesehen – im Konto eines anderen Benutzers bestellen oder Bestellungen für ein Team freigeben.
Gemischte Warenkörbe
Kostenlose Artikel, Punkteartikel und reguläre Produkte werden im Warenkorb korrekt unterschieden und im Hintergrund getrennt verarbeitet.
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