Case Study
In diesem Projekt hat connect-io einen internen Beschaffungsprozess von der Anmeldung bis zur ERP-Übergabe als zusammenhängenden Ablauf umgesetzt. Einzelne Angaben sind zur Wahrung der Anonymität bewusst neutral gehalten.
Ein Unternehmen mit mehreren Standorten wollte die interne Beschaffung von Bedarfsmitteln digitalisieren. Mitarbeitende, Außendienst und Führungskräfte sollten unterschiedliche Sortimente sehen und unterschiedliche Bestellwege nutzen. Die kaufmännische Verarbeitung sollte weiterhin im ERP-System stattfinden.
Benutzerkonten werden aus einem führenden System übernommen statt doppelt gepflegt. Pro Benutzer und pro Produktgruppe gelten Budgets, teilweise mit quartalsweisem Reset. Bestimmte Bestellarten durchlaufen einen Freigabeprozess, andere werden direkt verarbeitet. Kostenstellen und Lieferadressen werden pro Bestellung korrekt zugeordnet.
Shopware dient als Bestelloberfläche, während Kunden- und Artikeldaten im führenden System verbleiben. Nach dem Checkout werden Bestellungen strukturiert an das ERP übergeben; Versand- und Statusinformationen fließen zurück in das Kundenkonto. Budgetstände werden im Portal angezeigt und bei jeder Bestellung geprüft.
Der umgesetzte Ablauf verbindet Anmeldung, rollenabhängige Sortimente, Budgetprüfung, Warenkorbvalidierung für Mindestmengen und Verpackungseinheiten sowie einen regelbasierten Freigabeprozess. Abgelehnte oder budgetüberschreitende Bestellungen erzeugen klare Rückmeldungen statt stiller Fehler.
Änderungen werden in einer separaten Testumgebung mit abgestimmten Testfällen für Rollen, Budgets und Freigaben geprüft. Schnittstellenübergaben werden vor der Übernahme in den Produktivbetrieb mit Testdaten validiert.
Besteller erhalten einen einfachen Zugang mit dem für sie relevanten Sortiment. Budgets und Freigaben werden im Prozess berücksichtigt statt nachträglich manuell kontrolliert. Die Einkaufsdaten gelangen strukturiert in das ERP und verbinden den Bestellprozess durchgängig mit der kaufmännischen Verarbeitung.
ÜBERTRAGBARE ERKENNTNIS
Interne Beschaffung funktioniert dann, wenn Rollen, Budgets und Freigaben Teil des Bestellablaufs sind – nicht nachgelagerte Kontrolle. Die Oberfläche bleibt einfach, während die Regeln im Hintergrund greifen.
Erkennst du deinen Prozess wieder? Lass uns über die Übertragbarkeit sprechen.
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