Closed Shops, Bestellportale & E-Procurement
Mitarbeitershop und internes Bestellportal mit Regeln und passenden Integrationen.
Geschlossene Portale für Mitarbeitende, Standorte und Organisationseinheiten: mit SSO, Rollen, Sortimenten, Budgets und mehrstufigen Freigaben. SAP lässt sich als führendes System strukturiert anbinden; Übergaben an andere Systeme oder interne Empfänger planen wir ebenso projektspezifisch.
Ein Portal, mehrere Ausprägungen
Mitarbeitershop, internes Bestellportal und individuelle Beschaffung sind verwandte Anwendungsfälle: Sie unterscheiden sich im Zweck – technisch teilen sie sich dieselben Bausteine. Shopware ist dabei die Umsetzungsbasis, nicht der alleinige Kaufgrund. Deshalb starten viele Projekte mit einem Kern und wachsen modular.
INTERN
Mitarbeitershop
Bedarfsmittel für Mitarbeitende und Standorte: Budgets, Kontingente und getrennte Sortimente nach Bereich.
BESCHAFFUNG
Internes Bestellportal
Interne Beschaffung mit Rollen, Budgets, Freigaben und Übergabe an SAP oder andere Systeme – für Abteilungen, Standorte und Kostenstellen.
PARTNER
Partnerportal
Vertriebs- und Fachhandelspartner erhalten Materialien, Prämien und Bestellberechtigungen an einem Ort.
MARKETING
Werbemittelshop
Werbemittel und Arbeitskleidung bestellen – optional personalisiert mit Namen, Texten und Logos.
Web2Print ansehenPRÄMIEN
Reward- & Punkteshop
Prämien gegen Punkte einlösen: Punktestände aus Provisionen oder Drittsystemen, mit Prüfung und Protokoll.
Die Bausteine
Closed Shops bestehen aus wiederkehrenden Bausteinen. Wir kombinieren sie passend zu Organisation und Prozess.
ZUGANG
Closed Shop & SSO
Zugang nur für definierte Gruppen: administrativ vergeben, aus einem bestehenden System übernommen oder über Single Sign-on (OpenID Connect / SAML 2.0).
REGISTRIERUNG
Freigegebene E-Mail-Domains
Registrierung nur mit festgelegten Unternehmensdomains, mit Bestätigungsverfahren und optionaler regelmäßiger Reaktivierung.
REGELN
Rollen & Sortimente
Benutzer sehen Produkte, Kategorien und Downloads passend zu Rolle, Standort oder Partnerstatus.
RAHMEN
Budgets, Punkte & Gutscheine
Budgets pro Benutzer, Gruppe oder Zeitraum; Punkte aus Provisionen oder Drittsystemen mit Guthabenprüfung. Gutscheine werden vor der Einlösung geprüft. Reicht ein Gutschein nicht für den vollständigen Produktwert, kann der Restbetrag über eine reguläre Zahlungsart beglichen werden.
PRODUKTE
Personalisierung & Downloads
Namen, Wunschtexte und Logos auf Produkten; rollenabhängig geschützte Dokumentbereiche für Bilder, Flyer und weitere Dokumente.
LOGISTIK
Getrenntes Fulfillment
Eigene Lagerware und externe Prämien laufen über getrennte Wege – für den Benutzer bleibt der Checkout einheitlich.
Internes Bestellportal und E-Procurement
Für die interne Beschaffung bilden wir Bestellregeln direkt im Portal ab: Fachbereiche pflegen Sortimente selbst, das System steuert Sichtbarkeit, Budgets und Freigaben – bis zur strukturierten Übergabe.
SORTIMENT
Eigenständige Artikel- & Kategorienpflege
Fachbereiche pflegen Artikel, Kategorien und Dokumente selbst – ohne Shop-Neuentwicklung für jede Sortimentsänderung.
SICHTBARKEIT
Rollenabhängige Sichtbarkeit
Benutzer sehen Produkte, Kategorien und Downloads passend zu Rolle, Abteilung, Standort oder Partnerstatus.
BUDGETS
Budgets nach Organisation
Budgets je Benutzer, Kostenstelle, Abteilung oder Gruppe – mit Prüfung im Warenkorb und klarer Rückmeldung bei Überschreitung.
FREIGABEN
Mehrstufige Freigaben
Freigaberegeln nach Produktgruppe, Warenwert, Budget, Organisation oder Rolle – inklusive Stellvertretung und Protokoll.
TRANSPARENZ
Benachrichtigungen & Bestellhistorie
Besteller und Freigeber erhalten Status per Benachrichtigung; Bestellungen, Kostenstellen und Freigaben bleiben in der Historie nachvollziehbar.
WEGE
Mehrere Bestellwege
Je Produktgruppe unterschiedliche Wege: direkte Bestellung, Freigabeprozess oder interne E-Mail-Weiterleitung – konfigurierbar statt fest verdrahtet.
Passt das für euch?
Ein individuelles Portal lohnt sich, wenn Organisation, Regeln und Integrationen den Unterschied machen – nicht als Ersatz für einen Standardkatalog.
PASSEND
- Ihr braucht individuelle Organisations-, Freigabe- und Integrationslogik für Mitarbeitende, Standorte oder Kostenstellen.
- Bestellungen sollen mit Rollen, Budgets und Regeln geprüft und strukturiert an SAP, andere Systeme oder interne Empfänger übergeben werden.
- Mehrere Sortimente, Bestellwege und Berechtigungen sollen in einem Portal zusammenlaufen.
NICHT PASSEND
- Ihr sucht eine austauschbare Standard-SaaS ohne Anpassungen an Organisation und Prozesse.
- Es geht nur um einen reinen Produktkatalog ohne Bestellregeln, Budgets oder Übergaben.
- Es geht um den Login zu einem bereits bestehenden Mitarbeitershop eines anderen Anbieters.
Architektur: SAP, andere Systeme und SSO
Das Portal ist Bestelloberfläche, nicht automatisch führendes System: Stammdaten bleiben dort, wo sie fachlich hingehören. SAP lässt sich strukturiert anbinden; für andere Systeme prüfen wir Schnittstellen, Datenhoheit und Übergaben projektspezifisch.
SAP
SAP ECC und S/4HANA
SAP kann für Kunden-, Artikel-, Preis- oder Bestelldaten führend bleiben. Welche Daten und Übergaben für ECC oder S/4HANA sinnvoll sind, klären und testen wir projektspezifisch.
INTEGRATION
Andere Systeme anbinden
Auch andere führende Systeme lassen sich einbeziehen. Verfügbare Schnittstellen, Formate, Datenhoheit und Fehlerwege prüfen wir vor der Umsetzung.
LOGIN
SSO und Benutzerhoheit
Anmeldung über bestehende Identity-Systeme (OpenID Connect / SAML 2.0); Rollen und Zuordnungen steuern Sortimente und Bestellwege.
ÜBERGABE
Konfigurierbare Übergabe
Je Artikel oder Warengruppe wird festgelegt, ob an SAP, andere Systeme oder interne Empfänger übergeben wird.
Vorgehen und Kostentreiber
Kein Festpreis ohne Kenntnis von Prozess und Systemen: Wir klären Verantwortung, Prozess und Tests – und benennen, wovon der Aufwand abhängt.
- 01DISCOVERY
Systemverantwortung klären
Benutzergruppen, Sortimente, Rollen, Budgets, Freigaben und Systeme erfassen; festlegen, welches System welche Daten führt.
- 02KERN
Kernprozess abbilden
Wichtigste Bestellwege, Rollen und Budgets zuerst – inklusive Kostenstellen, Lieferadressen und Bestellhistorie.
- 03TESTS
Schnittstellen & Freigaben testen
Rollen, Budgets, Freigabewege und Systemübergaben werden in einer Testumgebung mit abgestimmten Testfällen geprüft.
- 04GO-LIVE
Gestuft live gehen
Kern zuerst produktiv nehmen, dann Sortimente, Standorte und Bestellwege erweitern – mit Abnahme je Stufe.
- 05BETRIEB
Betreuen & erweitern
Hosting, Sicherheitsupdates, Monitoring und Weiterentwicklung halten Portal und Schnittstellen stabil.
AUFWAND
Rollen- & Regelmodell
Differenzierung nach Rollen, Budgets, Freigaben und Kostenstellen bestimmt Modellierungs- und Testaufwand.
AUFWAND
Schnittstellen & Datenqualität
Anzahl und Art der anzubindenden Systeme sowie die Qualität der Stammdaten beeinflussen Integrations- und Klärungsaufwand.
AUFWAND
Sortimente & Migration
Umfang der Sortimente, Benutzerübernahme und Historien aus Vorsystemen fließen in die Einschätzung ein.
Modular starten, gezielt erweitern
Ein Portal muss nicht mit allen Funktionen starten. Der Kern geht produktiv, Erweiterungen folgen, wenn ihre Voraussetzungen geklärt sind.
- 01KERN
Zugang & Sortiment
Closed-Shop-Zugang, Rollen und die wichtigsten Sortimente – die Basis für den Produktivstart.
- 02REGELN
Budgets & Freigaben
Budgets, Punkte und Freigaberegeln ergänzen den Kern, wenn der Prozess sie braucht.
- 03AUSBAU
Module ergänzen
Procurement, Personalisierung, Dropshipping, Downloads oder Reports folgen als geplante Erweiterungen.
- 04BETRIEB
Betreuen & sichern
Testumgebung, Sicherheitsupdates und kontrollierte Veröffentlichungen halten das Portal stabil.
Partnerportal mit provisionsbasiertem Punktesystem
Ein produktives Shopware-6-Portal für Vertriebspartner: getrennte Sortimente für Print- und Punkteartikel, Punktestände aus Provisionsdaten, Partnerklassen und Freigaben für definierte Bestellungen.
- Shopware 6
- Provisionsdaten-Import
- Freigabeprozess
B2B-Mitarbeitershop mit SAP-Anbindung und Budgetlogik
Ein Beschaffungsshop für Mitarbeitende und Außendienst: getrennte Sortimente, Benutzer- und Produktgruppenbudgets, rollenabhängige Bestellarten und Freigaben vor der ERP-Übergabe.
- Shopware 6
- SAP/ERP
- Identity-System
Erfahrungsbeleg: Der anonymisierte Fall B2B-Mitarbeitershop mit SAP-Anbindung und Budgetlogik beschreibt einen umgesetzten Ablauf von der Anmeldung bis zur ERP-Übergabe.
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Beschreibe kurz, wie heute bestellt wird, welche Systeme beteiligt sind und was du erreichen willst. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung.
Häufige Fragen
Antworten zu Closed Shops, Bestellportalen, Freigaben und Fulfillment.
Ein Closed Shop eignet sich, wenn Produkte, Preise, Dokumente oder Bestellmöglichkeiten nur für definierte Benutzergruppen bestimmt sind. Typische Beispiele sind Mitarbeiter-, Partner-, Fachhandels-, Werbemittel- und Prämienshops. Der Zugang kann administrativ vergeben, aus einem bestehenden System übernommen oder über Single Sign-on ermöglicht werden.
Ja. Benutzer können sich nur mit vorher festgelegten E-Mail-Domains registrieren, ein Bestätigungsverfahren stellt sicher, dass die Adresse tatsächlich genutzt wird. Zusätzlich können Konten nach einem definierten Zeitraum automatisch deaktiviert und erst nach erneuter Bestätigung wieder freigeschaltet werden – so behalten nur aktuelle Berechtigte Zugriff.
Ja. Punktestände können regelmäßig importiert oder über eine Schnittstelle abgerufen werden. Bei einer Einlösung prüft die Plattform das verfügbare Guthaben und dokumentiert die Transaktion. Welches System den verbindlichen Punktestand führt, wird zu Beginn des Projekts festgelegt.
Ja. Benutzer können je nach Produkt Namen, Wunschtexte oder Logos angeben. Die Daten werden mit der Bestellung gespeichert und können an Produktion oder Veredelung übergeben werden. Bereits vorhandene Logos lassen sich für Folgebestellungen erneut verwenden.
Ja. Artikel können abhängig von Lieferant, Produkttyp oder Lager an unterschiedliche Empfänger weitergeleitet werden. Auch gemischte Warenkörbe sind möglich, obwohl die Positionen im Hintergrund getrennt verarbeitet werden.
Typische Auswertungen sind Umsatz nach Gesellschaft oder Kostenstelle, Artikelabsatz, Bestände, Punkteverbrauch, Budgetnutzung und Bestellungen pro Benutzer. Turnus, Empfänger, Format und Datenschutz werden projektspezifisch festgelegt.
Ja. In einer Prämienwelt kann ein Gutschein einen Teil des Produktwerts abdecken und der verbleibende Betrag über eine reguläre Zahlungsart beglichen werden. Warenkorbregeln prüfen dabei den Gutscheinwert und verhindern unzulässige Kombinationen zwischen Produkt- und Zahlungsarten.
Ja. Bilder, Flyer und andere Dokumente können in einem geschützten Downloadbereich bereitgestellt werden. Kategorien und Berechtigungsgruppen steuern, welche Benutzer die Inhalte sehen und herunterladen dürfen; die Pflege kann über den Administrationsbereich erfolgen.