Markenmaterial finden, statt danach zu fragen.

Bei einem Unternehmen mit mehreren Marken und Standorten hatte sich über Jahre eine eigene Landschaft aus Material entwickelt. Präsentationen lagen in Mail-Anhängen, Bilddateien in Laufwerken, Vorlagen bei einzelnen Kolleginnen und Kollegen. Eine gemeinsame Übersicht gab es nicht.

Im Alltag begann deshalb fast jede Aufgabe mit derselben Frage: Wo liegt die aktuelle Datei – und ist sie wirklich die aktuelle? Wer schnell eine Präsentation brauchte, griff notfalls zu einem älteren Stand. Wer eine verlässliche Datei brauchte, schrieb eine Mail und wartete.

Das ist kein reines Ordnungsproblem. Es kostet Zeit an genau den Stellen, an denen Vertrieb und Marketing gerade liefern müssten: vor einem Termin, in einer Ausschreibung oder beim Aufbau einer Kampagne.

Im bestehenden Shop-Template entstand ein Downloadcenter mit einem eigenen Einstieg auf der Startseite. Statt einer zusätzlichen Insellösung bleibt das Material dort, wo Gestaltung und Pflege ohnehin zu Hause sind.

Die Suche ergänzt Kategorien als direkte Einstiege. Wer bereits weiß, wonach er sucht, findet die Datei über den Suchbegriff. Wer sich orientieren möchte, startet über eine Kategorie.

Die Ergebnisliste zeigt die Dateitypen und lässt sich filtern. Damit wird vor dem Download sichtbar, ob eine Bilddatei, eine Vorlage oder ein Dokument als Nächstes gebraucht wird. Die Liste ist kein Anhang, sondern der eigentliche Arbeitsbereich.

Vor einem Termin öffnet der Vertrieb das Portal und sucht direkt nach dem Marken- oder Kampagnennamen. Alternativ wählt er die passende Kategorie und sieht die hinterlegten Dateien mit ihrem Dateityp.

Der Download startet aus dem Portal. Damit lässt sich die Datei finden, ohne zuerst eine bestimmte Person anschreiben zu müssen. Bei mehreren Marken bleibt die Suche der schnellste Weg durch die vorhandenen Materialien.

Für das Marketing liegt die Pflege an einer gemeinsamen Stelle. Eine aktualisierte Datei steht dort für den nächsten Zugriff bereit, statt bei jeder Anfrage erneut verschickt zu werden.