Ein Lieferanten-PDF, das nicht mehr abgetippt wird.

Lieferanten schicken ihre Angebote als PDF. Darin stehen Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen und Preise – manchmal über mehrere Seiten, mit Unterpositionen und Sonderzeilen. Bis daraus ein Auftrag werden kann, müssen diese Angaben in die Angebotsmaske.

In der Praxis bedeutete das: lesen, übertragen, gegenlesen. Bei einem langen Angebot wuchs die Zahl der Eingaben schnell. Und je mehr Zeilen von Hand entstanden, desto wichtiger wurde der abschließende Abgleich mit dem Original.

Die Arbeit war nicht schwierig im einzelnen Schritt. Sie war eine Fleißaufgabe, die sich mit jedem Angebot wiederholte.

Das Angebotssystem bekam einen Import. Das PDF wird in die Angebotsmaske gezogen, der Import liest Artikel und Preise aus und schlägt Positionen vor. Erkennung und Zuordnung wurden anhand echter Angebotsbeispiele schrittweise geprüft und angepasst.

Entscheidend ist die Rolle der Maske: Sie bleibt der Ort, an dem die Daten entstehen. Der Vorschlag ist ein Entwurf, keine gespeicherte Position. Die Prüfung durch den Menschen bleibt Teil des Ablaufs.

Gerade bei Unterpositionen und ungewöhnlichen Zeilen ist diese Trennung wichtig. Der Vorschlag nimmt Arbeit ab, ersetzt aber nicht den Blick auf das Original.

Der Innendienst zieht das Lieferanten-PDF in die Maske und startet die Erfassung. Die vorgeschlagenen Positionen erscheinen in der Angebotsmaske – als Grundlage, nicht als fertiger Auftrag.

Der Nutzer vergleicht die Vorschläge mit dem PDF, korrigiert, was nicht passt, und speichert erst danach. So bleibt nachvollziehbar, wer die Positionen freigegeben hat.

Aus Abtippen wird Prüfen. Das klingt nach einer kleinen Verschiebung, verändert aber den Charakter der Arbeit: Der Fokus liegt auf dem Vergleich mit dem Original statt auf dem Erfassen einzelner Zeilen.